はじめに
日本では、何をするにも書類が求められます。ですので、アパートや一戸建てなどの賃貸物件を契約する場合も、当然のように書類の提出が求められます。契約の際には、書類を最寄りの店舗で提出するか、ウェブ上で提出する（ビレッジハウスでは、電子申込・電子契約を実施しています。）必要があります。
申し込みのタイミング、入居したい賃貸物件、審査の進捗によっても異なりますが、入居審査から賃貸契約を締結するまでには数日～数週間かかります。（引っ越しの繁忙期を迎える1月～3月は、特に時間が掛かります。）
賃貸を申し込み、契約を締結するには、書類を提出する必要があります。今回は、賃貸契約を締結するにあたっての必要な書類や手続きを紹介したいと思います。
収入証明に必要な書類を揃える
日本では、入居者が家賃を月々支払う能力がある事を証明するために、「給与支払い証明書」、「確定申告書の写し」（※個人事業主）、「雇用契約書」（※前の年に所得がない場合）などを提出する必要があります。
保証人を立てる
賃貸契約を締結するにあたって、入居者が何らかの事情で家賃や修理費用を払えなくなった時に、未払いの家賃や費用を立て替えてくれる第三者（保証人、企業など）を用意しておく必要があります。
昔は、入居者の近親者に限られていましたが、現在では就学先、勤務先（就職先）などが保証人になる事もあるそうです。
最近は、保証人として保証会社を立てる事が多くなりました。保証会社と契約する場合は、家賃の半月～1か月分に相当する手数料と更新料が必要です。もし興味があるのなら、仲介をお願いしている不動産会社に尋ねてみましょう。提携している保証会社を紹介してくれると思いますよ。
ただし、保証会社と契約するには、緊急連絡先（日本国内）が必要です。
入居審査を受ける
入居審査は、例えると「警察などの身元調査のようなもの」です。不動産会社（家主）と保証会社が、入居申込書を踏まえた上で、入居希望者に家賃を月々支払う能力があるかどうかを確認し、入居者としてふさわしいかどうかを審査します。なお、入居審査には2週間ほど掛かります。
その際、保証会社から、
- 在職しているか
- （以前暮らしていた賃貸物件の）家主からの推薦書
- 緊急連絡先
- 日本語のレベル
- 滞在ビザについて
などが、英語または日本語で、本人宛に電話で連絡が来る場合があります。
契約を締結する
日本では、賃貸契約の契約期間は2年が一般的です。2年毎に更新を行います。ただし、契約期間満了前に解約すると、違約金が発生します。例えば、ビレッジハウスでは、12か月未満での解約には家賃3か月分、24か月未満での解約には家賃2か月分の違約金が発生します。
また、契約書には、初期費用（敷金、礼金、更新料、仲介手数料など）が明記されています。賃貸物件の需要や空き状況、引っ越しをするタイミングにもよりますが、家主や不動産会社との交渉次第では、初期費用を安くしてもらえる事があるかもしれません。
家賃を支払う
家賃の決済方法は、銀行口座から自動引き落としが一般的です。ですので、あらかじめ銀行に口座振替申込書を提出し、事前に手続きを済ませる必要があります。ですが、契約内容や不動産会社や家主との交渉次第では、銀行振り込みなど別の決済方法でも対応してもらえる場合があります。