日本では、いまだにペーパーワークが業務の多くを占めています。例えば、免税品を購入する場合には、書類に必要事項を記入する必要があります。デジタル、ITが発展した日本でも、いまだに紙でやり取りする文化が根付いているのが現実です。

技術の発展に伴い、日本でもグローバル化が進みましたが、グローバル化に伴い、ビジネス文書、公的文書などは英語に翻訳されるようになりました。しかし、それはあくまでも一部にすぎず、いまだに未翻訳の公的文書、ビジネス文書が多くを存在します。特に生活に直結する文書は、翻訳されていないからといって、よく内容を調べもせずに署名することはとても危険な行為です。

知り合いに助けを求める

言うまでもありませんが、書類で分からないことがあれば、まずは友達に聞いてみましょう。そもそも日本語の読み書きや会話が流暢にできる場合は友達に聞く必要はありませんが、まったく日本語に疎い場合には助けを求めてみましょう。しかし、いくら友達がネイティブの日本人であったとしても、その書類に専門用語が多ければ、内容について理解するのは難しいかもしれません。その場合は、翻訳者を別に雇うことをお勧めします。ひとつでも内容に不確かな点があれば、時間をかけて問題を解決しましょう。ただし、翻訳者に翻訳を頼む場合は、費用が高くつくことがありますのでピンポイントで翻訳を頼んだ方が良いかもしれません。

知り合いに翻訳してもらう以外の方法としては、すでに翻訳されていないかをインターネットなどで調べてみるという手段もあります。もし、すでに翻訳されたものがある場合はそちらを参考にしてみてください。また、日本で企業に勤めている場合は、会社の誰かにお願いするという方法もあります。

翻訳アプリを利用する

スマートフォンには、電話機能をはじめ様々な機能が搭載されています。もちろんその中には、翻訳機能も搭載されており、ボタンをタッチするだけで翻訳文章が表示されます。即座に翻訳が出てくるので、その場で翻訳された内容を書類に書き写すことができます。ただし、翻訳アプリが出す翻訳は、必ずしも正しい内容ではないので気をつけましょう。

例えば、翻訳アプリが漢字の読みを正確に読み取れるとは限りません。ご存知のように、漢字には読み方がいくつもあります。翻訳アプリが文脈に応じた漢字を適宜選び、正確な翻訳を出すとは限りません。しかも、日本語の文法は英語の文法と異なるため、意味は通じるけれども名詞、動詞の順番が違う文章を翻訳アプリが出してくることも多々あります。そのため、翻訳アプリにかけたけれども、めちゃくちゃな日本語しか出てこなかったと言う経験をした人も多いのではないでしょうか。そんな時は、英文を複数に分けて翻訳アプリにかければ、完璧とはいかないものの、少しはましな翻訳文を手に入れることができます。

いちいち翻訳アプリに文字を打ち込むのがめんどくさいという人の場合、直接アプリに話しかけてみるのもいいでしょう。翻訳アプリの中には、私たちの会話を直接翻訳してくれるものもあります。そのアプリを使って、自分の聞きたい内容を翻訳し、その翻訳した内容を質問したい人に聞いてもらうのも一つの手です。

英語ができる従業員に聞いてみる

もし、会社を通じて書類を受け取る場合は、同僚や上司などに翻訳を手伝ってもらえないか聞いてみましょう。外資系など英語が日常的に使われている環境の会社、外国人が多い町の役所等には、英語と日本語の両方を使いこなせる従業員が必ずいるはずです。書類について聞きたいことがあれば、彼らに聞いてみましょう。丁寧に教えてくれると思います。

インターネットで検索する

インターネットで必要な書類がすでに翻訳されていないかを調べるのもひとつの手です。もしかすると、他の人が既に翻訳しており、その書類がインターネット上に公開されているかもしれません。その書類を参考にして、記入するのもいいでしょう。ただし、機密性が高い書類である場合は、一般に公開されていないかもしれません。

また、掲示板でわからないこと、聞きたいことを聞いてみる手もあります。ただし、掲示板で得た情報が必ずしも正しいものとは限りません。念の為、掲示板で質問した後、周りの人にも相談した方がいいかもしれません。

日本で生活していると、記入しなければいけない書類がたくさん出てきます。ビザの取得、住所変更の申請をする時には、必ず書類に個人情報を記入することが求められます。会社が助けてくれるならまだしも、自力ですべてを記入しなければならないとしたら、大変であることは想像に難くありません。誰かの助けを借りたり、アプリを活用して書類を完成させることをこの記事ではお勧めしました。ちなみにほとんどの人は、翻訳アプリに頼っているようです。翻訳したい文章を入力すれば即座に翻訳された文章が出てくるので、重宝する人が多いそうです。