Chuyển nhà là một việc cực kỳ mệt mỏi dù bạn ở bất kỳ đâu trên thế giới, nhưng phải thừa nhận rằng, ở Nhật Bản còn có một số quy định kỳ lạ khiến quá trình chuyển nhà thực sự đau đầu. Đấy là do ở Nhật có các quy trình và thủ tục phức tạp liên quan đến việc chuyển nhà cùng với việc thay đổi địa chỉ thường trú.
Nếu bạn đã quyết định chuyển nhà, xin chúc mừng bạn! Để giúp bớt đau đầu và mệt mỏi, điều bạn cần làm trước hết là lên một danh sách các việc cần làm trong quá trình chuyển nhà và dành từ 8 đến 10 tuần để lên kế hoạch, lập chiến lược và đóng gói trước ngày chuyển nhà. Điều này sẽ giúp bạn đối phó được với bất kỳ trở ngại hay tình huống bất ngờ nào và tránh cho bản thân hốt hoảng, rối loạn với một vài lựa chọn phút chót và tốn kém. May mắn thay, nếu bạn chọn thuê căn hộ với Village House, chúng tôi sẽ hỗ trợ dịch vụ vận chuyển và có phiếu giảm giá với công ty dịch vụ chuyển nhà!
Danh sách các việc cần làm khi chuyển nhà
- Tự đặt một ngân sách chuyển nhà, ngân sách này bao gồm chi phí mua sắm các vật liệu đóng gói, thùng hộp, cùng các công ty dọn nhà và/hoặc vận chuyển mà bạn có thể phải sử dụng, và/hoặc xe tải nhỏ hoặc xe tải.
- Kiểm kê đồ đạc, phân loại đồ đạc theo từng phòng để dễ phân chia và sắp xếp. Sau đó xếp chúng theo các loại – giữ, cho, bán & vứt bỏ.
- Thông báo cho chủ nhà hoặc đơn vị quản lý tòa nhà của bạn. Việc bạn cần làm sớm việc thông báo bao lâu phụ thuộc vào tình trạng thuê nhà của bạn cũng như việc bạn có phải trả tiền phạt nếu dọn đi trước khi hết hạn hợp đồng thuê hay không.
- Gọi điện hoặc email cho các công ty tiện ích thông báo việc bạn chuyển đi. Tùy thuộc vào loại dịch vụ, bạn có thể chuyển tiếp tới nơi ở mới hoặc hủy và làm hợp đồng mới.
- Lên kế hoạch mua sắm thực phẩm tiêu dùng, đặc biệt các loại thực phẩm dễ hỏng và đồ đông lạnh. Cố giảm thiểu lãng phí thực phẩm bằng cách dùng hết thực phẩm còn trong tủ lạnh, tủ đông và tủ đồ khô. Như vậy bạn vừa không phải đóng gói lại vừa tiết kiệm được tiền!
- Bắt đầu đóng gói những đồ không thiết yếu trước, chẳng hạn quần áo trái mùa, chăn màn; dụng cụ & thiết bị thể thao; đồ trang trí và đồ nội thất; những món đồ gia dụng và thiết bị bếp không thường dùng; sách, games, CDs, v.v. Mẹo: đóng đồ theo từng chủ đề trong các thùng riêng để dễ tìm khi chuyển sang nơi ở mới. Đừng quên dán nhãn tên ở ngoài thùng nhé.
- Lên danh sách các cơ quan, tổ chức, các dịch vụ đăng ký, v.v hiện đang dùng địa chỉ hiện tại của bạn. Tùy thuộc vào mức độ quan trọng, bạn có thể thay đổi địa chỉ cũ thành địa chỉ mới trước hoặc sau khi chuyển nhà.
- Chốt ngày chuyển nhà với công ty chuyển nhà hoặc công ty vận chuyển bạn thuê dùng.
- Dọn dẹp căn hộ lần cuối và đổ rác – làm việc này thêm một lần nữa, tùy theo điều kiện trong hợp đồng thuê của bạn.
Đăng ký địa chỉ mới ở Nhật Bản
Khi đã ổn định ở nơi ở mới; hợp đồng thuê đã được ký; và bạn đã đặt bút ký hoặc đã đóng dấu hanko chấp thuận; người môi giới hoặc đại lý môi giới của bạn (mong là) sẽ cấp địa chỉ thường trú mới cho bạn. Kiểm tra thật kỹ xem bạn có phải làm lại quy trình này hay không – sẽ được giải thích kỹ hơn ở phần dưới.
Thay đổi địa chỉ thường trú ở Nhật Bản
Ở Nhật, nguyên tắc chung là đăng ký địa chỉ thường trú mới ở tòa thị chính thành phố địa phương hoặc văn phòng hành chính quận trong vòng 2 tuần sau khi chuyển đến. Thời gian của thủ tục này tùy thuộc vào a) bạn chuyển trong cùng quận/thành phố hay b) bạn chuyển sang quận/thành phố hoặc tỉnh khác.
Văn phòng thành phố (để thay đổi, đăng ký hoặc hủy đăng ký địa chỉ thường trú)
Khi chuyển trong cùng thành phố/quận thì mọi chuyện đơn giản hơn một chút – chỉ cần đến tòa thị chính hoặc văn phòng hành chính quận và nộp đơn thay đổi địa chỉ thường trú. Tùy thuộc vào giấy tờ tùy thân bạn đem theo, cán bộ ở tòa thị chính hoặc văn phòng hành chính quận sẽ in địa chỉ mới vào mặt sau của thẻ cư trú (nếu bạn không phải là người địa phương) hoặc có thể in lên giấy phép lái xe hoặc thẻ MyNumber.
Nếu bạn chuyển sang thành phố/quận hoặc tỉnh khác, thì thủ tục sẽ phức tạp hơn một chút. Trước hết bạn phải đến tòa thị chính nơi bạn ở hiện tại để đăng ký chuyển đi khỏi địa chỉ thường trú hiện tại và lấy chứng nhận chuyển đi ghi nhận bạn đã “chuyển đi” khỏi thành phố/quận hoặc tỉnh hiện tại. Bạn cũng có thể tự kê khai chuyển đi trên chế độ Bảo hiểm Y tế Quốc gia và nộp thẻ NHI tùy thuộc vào tình trạng là người ngoại quốc hay người địa phương.
Tiếp theo, sau khi lấy chứng nhận chuyển đi, bạn đem đến nộp ở văn phòng thị chính thành phố hoặc quận mới. Đừng quên đem theo giấy tờ tùy thân và một số bằng chứng cho thấy địa chỉ mới bạn muốn đăng ký thực sự là của bạn (bản sao hợp đồng thuê là đủ. Village House sẽ cung cấp bản copy này cho bạn khi bạn ký hợp đồng thuê với công ty.) Điền và nộp đơn xin chuyển đến và đăng ký thường trú tại địa chỉ mới. Sau đó, cán bộ ở tòa thị chính hoặc văn phòng hành chính quận sẽ in địa chỉ mới lên một trong các giấy tờ tùy thân của bạn nếu cần thiết.
Bạn cũng cần phải đăng ký vào chương trình Bảo hiểm Y tế Quốc gia ở khu vực này và lấy thẻ NHI mới, tùy thuộc vào tình trạng hiện tại của mình. Bạn thường có thể việc này song song với việc đăng ký địa chỉ thường trú, nhưng hãy kiểm tra kỹ trước.
Thay đổi địa chỉ thường trú ở bưu điện
Các bưu điện Nhật Bản có dịch vụ chuyển tiếp thư miễn phí trong vòng 1 năm, bắt đầu từ ngày chuyển nhà bạn điền trên đơn. Chỉ cần điền và nộp đơn cho nhân viên ở bưu điện gần nhất là được. Nhớ đem theo giấy tờ tùy thân và bằng chứng địa chỉ nơi ở mới của bạn (hợp đồng thuê là được). Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ qua mạng.
Thế đó, giờ thì bạn đã nắm được cách đăng ký/thay đổi địa chỉ thường trú ở Nhật Bản. Chúc bạn chuyển nhà thật vui!