Thủ tục giấy tờ là điều không thể tránh khỏi khi sống ở Nhật, đặc biệt là khi ký hợp đồng thuê nhà hoặc thuê căn hộ. Quá trình chốt căn hộ cho thuê là từ khi gửi đơn đăng ký, hoặc là gửi trực tiếp tại văn phòng môi giới hoặc gửi online như Village House có sẵn trên trang web của chúng tôi.

Đơn thường được xử lý trong khoảng từ vài ngày đến vài tuần sau khi gửi đơn tùy thuộc vào việc có tìm được nhà đáp ứng các tiêu chí hay không – trong những tháng cao điểm chuyển nhà từ tháng 1 đến tháng 3, thường mất nhiều thời gian hơn để xử lý đơn cũng như là ít lựa chọn nhà ở hơn.

Khi gửi đơn thuê nhà, phải nộp cùng với các giấy tờ khác, sẽ được mô tả chi tiết trong bài viết này.

Báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập thường được yêu cầu để chứng minh nguồn thu nhập cũng như bằng chứng về việc làm. Điều này nghĩa là đại lý môi giới cũng như chủ nhà có thể biết được liệu người thuê có đủ khả năng chi trả trong tương lai hay không. Báo cáo thu nhập có thể ở dạng phiếu lương, hóa đơn cho dịch vụ đã hoàn thành, hoặc nếu chưa bắt đầu đi làm thì hợp đồng và giấy xác nhận việc làm có ghi mức lương hàng tháng cũng được.

Người bảo lãnh

Người bảo lãnh hoặc hoshonin là một người hoặc một công ty đóng vai trò bảo lãnh trong thời gian thuê nhà. Vai trò của người bảo lãnh là bồi thường mọi khoản tiền thuê nhà chưa được thanh toán hoặc các chi phí thiệt hại mà người thuê nhà không thể thanh toán hoặc trong trường hợp hợp đồng bị chấm dứt đột ngột và bất ngờ.

Theo truyền thống, người bảo lãnh phải là công dân Nhật, thường là người thân của người thuê nhà. Tuy nhiên, nơi làm việc hoặc cở sở học tập của người thuê nhà cũng có thể nhận vai trò là người bảo lãnh.

Ngày nay, việc đi cùng với một công ty bảo lãnh hoặc hoshonin-gaisha trong vai trò là người bảo lãnh ngày càng trở nên phổ biến. Người thuê sẽ trả phí dịch vụ một lần, có thể lên tới một nửa tháng hoặc một tháng tiền thuê cùng với phí gia hạn. Nhiều môi giới ở Nhật Bản có hợp tác với các công ty bảo lãnh và sẽ giới thiệu với các khách hàng tiềm năng để người thuê nhà không phải giao dịch trực tiếp với họ.

Khi đăng ký với một công ty bảo lãnh, thông thường cần phải có một số liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, thường là một công ty Nhật Bản.

Sàng lọc

Sàng lọc trong ngành bất động sản cũng tương tự như kiếm tra lý lịch bên ngành công an. Lý do cũng tương tự: để đảm bảo sự khả thi của người đang muốn thuê nhà.

Việc sàng lọc có thể mất đến hai tuần và thường có sự tham gia của cả công ty bảo lãnh lẫn người quản lý tài sản hoặc chủ nhà, những người này sẽ xem xét đơn đăng ký của người thuê để xem có phù hợp với tư cách thuê nhà hay không.

Tùy thuộc vào bên cho thuê, người thuê nhà có thể nhận được cuộc gọi từ công ty bảo lãnh để phỏng vấn nhanh qua điện thoại, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, tùy vào yêu cầu và người cho thuê. Cuộc phỏng vấn thường gồm các chủ đề sau:

• Bằng chứng về việc làm
• Thư giới thiệu từ các chủ nhà cũ
• Số liên lạc khẩn cấp
• Khả năng tiếng Nhật
• Tình trạng cư trú

Nếu bạn vượt qua vòng sàng lọc thì xin chúc mừng! Giờ thì bạn có thể chuyến đến bước tiếp theo – ký hợp đồng thuê nhà. 

Tuy nhiên, nếu đơn đăng ký của bạn không được duyệt, và bạn vẫn chưa hiểu tại sao, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi về những nguyên nhân phổ biến khi bị bác đơn đăng ký thuê nhà. 

Để quá trình thuê nhà bớt stress hơn, hãy đăng ký thuê căn hộ của Village House. Village House vừa hỗ trợ đa ngôn ngữ vừa có chi phí trả trước thấp. 

Hợp đồng

Ở Nhật Bản, thông thường hợp đồng thuê căn hộ có thời hạn 2 năm với tùy chọn gia hạn và nếu hủy hợp đồng trước thời hạn thì sẽ bị phạt phí hủy hợp đồng. Ví dụ, tại Village House, người thuê sẽ phải trả số tiền tương đương 3 tháng tiền thuê nếu hủy hợp đồng trong vòng 12 tháng và 2 tháng tiền thuê nếu hủy hợp đồng trong vòng 24 tháng.

Hợp đồng cũng sẽ quy định các chi phí ban đầu khi thuê căn hộ – tiền đặt cọc, tiền lễ, phí gia hạn, phí môi giới, v.v. Một số chi phí này có thể đàm phán được, tùy thuộc vào cung – cầu, cũng như thời điểm thuê là trong mùa cao điểm hay thấp điểm.

Thanh toán

Ghi nợ trực tiếp là phương thức thanh toán phổ biến để trả tiền thuê nhà và thông thường người thuê cần phải đăng ký với tài khoản ngân hàng để ghi nợ trực tiếp tiền thuê từ ngân hàng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định trong hợp đồng thuê hoặc thương lượng được với người môi giới hoặc chủ nhà, thì hàng tháng cũng có thể thanh toán bằng tiền mặt, qua thẻ tín dụng hoặc người thuê chuyển tiền thuê vào tài khoản ngân hàng của môi giới hoặc chủ nhà.