Hướng dẫn thủ tục xét duyệt người thuê cho người nước ngoài sống ở Nhật

2025-03-29

Số lượng người nước ngoài sinh sống tại Nhật Bản đang ngày càng tăng trong những năm gần đây. Tuy nhiên, để thuê nhà tại Nhật, bạn cần vượt qua quy trình xét duyệt hồ sơ thuê nhà, và các quy định có thể khá khắt khe. Vì vậy, không ít người nước ngoài gặp khó khăn trong quá trình này.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp những điểm quan trọng giúp người nước ngoài dễ dàng vượt qua quy trình xét duyệt cũng như các lưu ý quan trọng khi thuê nhà tại Nhật Bản. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn.

Tại Village House, chúng tôi luôn chào đón người nước ngoài đến thuê nhà. Hơn nữa, tổng đài của chúng tôi có nhân viên tư vấn là người nước ngoài, giúp bạn dễ dàng liên hệ ngay cả khi chưa thông thạo tiếng Nhật. Nếu bạn đang tìm kiếm căn hộ cho thuê, đừng ngần ngại tham khảo trang web của chúng tôi nhé!

Khả năng giao tiếp bằng tiếng Nhật

Để vượt qua xét duyệt hồ sơ thuê nhà, việc có thể giao tiếp cơ bản bằng tiếng Nhật là rất quan trọng.

Điều bạn cần quan tâm nhất chính là khả năng giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Nhật. Tiêu chí đánh giá có thể không quá rõ ràng, nhưng hầu hết chủ nhà chỉ yêu cầu bạn có thể nói chuyện ở mức giao tiếp hàng ngày.

Tuy nhiên, nếu bạn không biết tiếng Nhật hoặc gặp khó khăn khi nghe và hiểu, bạn có thể sẽ gặp trở ngại lớn trong quá trình xét duyệt hồ sơ. Đặc biệt là trong trường hợp nếu chủ nhà, công ty quản lý hoặc công ty bảo lãnh thuê nhà không hỗ trợ đa ngôn ngữ.

Lý do chính là vì giao tiếp hiệu quả rất quan trọng khi có sự cố phát sinh sau khi bạn chuyển vào ở. Các công ty quản lý bất động sản chịu trách nhiệm bảo trì và vận hành tòa nhà.

Ví dụ trong trường hợp họ cần thông báo cho cư dân về những đợt kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy hoặc gọi điện khẩn cấp khi có sự cố. Nếu bạn không thể giao tiếp bằng tiếng Nhật, việc truyền đạt những thông tin quan trọng này sẽ trở nên khó khăn và có thể dẫn đến rắc rối không đáng có.

Ngoài ra, bạn cũng cần có khả năng hiểu tiếng Nhật đủ tốt để đọc và nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà. Bằng cách cải thiện kỹ năng nghe và nói tiếng Nhật trước khi nộp đơn thuê nhà, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội vượt qua quy trình xét duyệt.

Chứng minh khả năng chi trả

Việc chứng minh tình hình tài chính ổn định là một yếu tố quan trọng trong quá trình xét duyệt hồ sơ thuê nhà. Dù bạn mang quốc tịch nào, nếu thu nhập không ổn định, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc vượt qua vòng xét duyệt

Để chuẩn bị tốt nhất, hãy chuẩn bị sẵn bảng lương và giấy chứng nhận khấu trừ thuế từ công ty của bạn. Trong một số trường hợp, công ty bất động sản cũng có thể yêu cầu giấy chứng nhận việc làm.

Nếu bạn đã có việc làm nhưng chưa chính thức đi làm, hãy yêu cầu công ty cấp giấy chứng nhận việc làm để bổ sung vào hồ sơ. Trong quá trình xét duyệt, yếu tố quan trọng nhất là khả năng trả tiền thuê nhà đúng hạn hàng tháng, vì vậy, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ tài chính cần thiết

Tìm người bảo lãnh

Hợp đồng thuê nhà tại Nhật Bản thường yêu cầu người bảo lãnh – người sẽ chịu trách nhiệm thanh toán tiền thuê nhà nếu bạn không thể chi trả đúng hạn. Thông thường, người bảo lãnh sẽ là người thân có thu nhập ổn định, và trong quá trình xét duyệt, chủ nhà có xu hướng ưu tiên những người bảo lãnh là công dân Nhật Bản.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn có bạn bè hoặc người quen tại Nhật, không phải ai cũng sẵn lòng đứng ra chịu trách nhiệm tài chính cho bạn. Vì vậy, nếu bạn không thể tìm được người bảo lãnh cá nhân, sử dụng dịch vụ “công ty bảo lãnh” sẽ là một giải pháp an toàn. Công ty bảo lãnh sẽ đứng ra đảm bảo cho bạn với một khoản phí nhất định.

Chuẩn bị Giấy chứng nhận tư cách lưu trú

Khi làm thủ tục thuê nhà, bạn cần chứng minh rằng mình đang cư trú hợp pháp tại Nhật Bản. Do đó, hãy chuẩn bị Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE) để cung cấp khi cần thiết.

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là tài liệu xác nhận rằng hoạt động của bạn tại Nhật phù hợp với tư cách lưu trú mà bạn đã đăng ký. Có giấy chứng nhận này sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục xin visa và tăng tốc quy trình nhập cảnh.

Thông thường, đơn xin COE sẽ do công ty hoặc trường học tại Nhật nộp lên Cục Xuất Nhập Cảnh địa phương. Sau khi được cấp, giấy chứng nhận sẽ được gửi về cơ quan tiếp nhận trước khi được chuyển tiếp đến người nước ngoài đang sinh sống ở nước ngoài.

Lưu ý: Từ ngày 17/3/2023, quy trình cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú đã được số hóa, nghĩa là bạn có thể nhận giấy chứng nhận này qua email, giúp quá trình trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tham khảo: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Tư pháp Nhật Bản, Hướng dẫn về Giấy chứng nhận tư cách lưu trú điện tử

Cấp thẻ cư trú tại Nhật Bản

Trong quá trình xét duyệt thuê nhà, bạn có thể được yêu cầu xuất trình thẻ cư trú tại Nhật Bản cùng với Giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Thẻ cư trú (Residence Card) là giấy tờ tùy thân dành cho người nước ngoài cư trú tại Nhật trong trung hoặc dài hạn.

Nếu bạn lần đầu tiên nhập cảnh Nhật Bản với thời gian lưu trú trên 3 tháng, bạn sẽ được kiểm tra nhập cảnh tại một trong các sân bay hoặc cảng sau: Sân bay quốc tế Narita, Haneda, Chubu Centrair, Kansai, New Chitose, Hiroshima, Fukuoka, và Cảng Fukuoka. Sau khi đến, bạn sẽ được cấp thẻ cư trú ngay lập tức.

Tuy nhiên, nếu bạn đã ở Nhật Bản và cần gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú, bạn sẽ phải làm thủ tục tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực. Sau khi nhận được thẻ cư trú, bạn bắt buộc phải đăng ký cư trú tại chính quyền địa phương trong vòng 14 ngày.

Tham khảo: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Tư pháp Nhật Bản, Hướng dẫn về thủ tục nhập cảnh và cư trú

Những lưu ý quan trọng dành cho người nước ngoài khi thuê nhà ở Nhật để tránh những rắc rối không đáng có

Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng

Hợp đồng thuê nhà có các điều khoản chi tiết về chi phí ban đầu, quy tắc sinh hoạt, điều kiện gia hạn và các quy định khi trả nhà. Do hợp đồng được soạn thảo bằng tiếng Nhật và có nhiều thuật ngữ chuyên ngành, việc hiểu rõ các điều khoản có thể khá khó khăn đối với người nước ngoài.

Tuy nhiên do tính chất quan trọng của hợp đồng, tốt hơn hết là bạn cần đọc kỹ nội dung và đặt câu hỏi với công ty môi giới bất động sản nếu có thắc mắc, trước khi đặt bút ký.

Tuân thủ quy tắc phân loại rác thải

Nhật Bản có quy định nghiêm ngặt về phân loại và vứt rác. Các phương pháp phân loại, ngày thu gom, thời gian bỏ rác có thể khác nhau tùy theo từng khu vực và tòa nhà. Hãy kiểm tra hướng dẫn từ ban quản lý hoặc chính quyền địa phương ngay khi chuyển vào.

Đặc biệt, tại các chung cư và căn hộ, nếu vứt rác không đúng thời gian quy định, quạ hoặc mèo hoang có thể làm rác bị vương vãi, gây mất vệ sinh và có thể khiến bạn bị nhắc nhở. Để duy trì môi trường sống sạch sẽ và tránh rắc rối, hãy tuân thủ nghiêm túc quy định phân loại rác.

Nếu không quy định trước trong hợp đồng, không được để người khác sống chung trong nhà thuê

Hợp đồng thuê nhà thường không cho phép người thuê đơn thân cho người khác ở chung hoặc cho thuê lại phòng. Nếu bạn cho bạn bè ở cùng hoặc cho người khác thuê lại mà không có sự đồng ý của chủ nhà thì sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng. Nếu bị phát hiện, bạn có thể bị yêu cầu rời đi ngay lập tức.

Trong một số trường hợp nghiêm trọng, công ty quản lý có thể thực hiện các thủ tục pháp lý như chấm dứt hợp đồng hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại. Vì vậy, nếu hợp đồng quy định nhà thuê chỉ dành cho một người, hãy đảm bảo rằng chỉ có người ký hợp đồng mới được phép cư trú.

Báo ngay nếu thiết bị trong nhà hỏng

Nếu các thiết bị trong phòng thuê như máy lạnh, bếp gas, đèn điện bị hỏng, chủ nhà thường sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa. Tuy nhiên, nếu bạn tự ý sửa chữa hoặc để tình trạng hỏng hóc kéo dài, bạn có thể không được hoàn lại chi phí sửa chữa hoặc phải chịu thêm phí bồi thường khi trả nhà.

Vì vậy, nếu phát hiện bất kỳ hỏng hóc nào, hãy liên hệ ngay với công ty quản lý hoặc chủ nhà để được hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu nguyên nhân hư hỏng là do lỗi của người thuê, bạn sẽ phải tự chịu chi phí sửa chữa. Để tránh phiền phức, hãy hỏi rõ công ty quản lý hoặc chủ nhà về chế độ bảo hành và trách nhiệm sửa chữa trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào.

Thông báo trước khi trả nhà

Nếu bạn có kế hoạch chuyển đi, bạn cần thông báo trước cho chủ nhà hoặc công ty bất động sản trong vòng 1-2 tháng trước khi chuyển đi. Tuy nhiên, thời gian và cách thức thông báo có thể khác nhau tùy vào hợp đồng, vì vậy hãy kiểm tra kỹ các điều khoản liên quan.

Một số hợp đồng có điều khoản đặc biệt về “thông báo chấm dứt hợp đồng trước hạn”, yêu cầu bạn phải thông báo trước một khoảng thời gian cụ thể. Ngoài ra, một số hợp đồng yêu cầu thông báo bằng văn bản, vì vậy hãy tuân thủ đúng quy trình được quy định trong hợp đồng.

Bài viết cùng chuyên mục: Những vấn đề người nước ngoài thường gặp khi thuê nhà ở Nhật

Tại Village House, cứ năm căn hộ cho thuê của chúng tôi thì có một căn hộ đang cho người nước ngoài thuê. Nếu đang tìm thuê căn hộ ở Nhật, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.