Nhiều người không nắm rõ các hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng thuê nhà cũng như liệu nên chuẩn bị trước việc gì. 

Khi chuẩn bị sẵn giấy tờ tài liệu cũng như tiền bạc thì quá trình thuê nhà sẽ suôn sẻ. Do hồ sơ giấy tờ thay đổi tùy theo nghề nghiệp của người thuê, chẳng hạn như nhân viên văn phòng, sinh viên hay người làm việc tự do, do đó, tốt nhất là cần xác minh trước các yêu cầu về hồ sơ giấy tờ cụ thể.  

Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết các hồ sơ giấy tờ cũng như các hạng mục cần thiết trước khi ký kết hợp đồng thuê nhà, liệt kê các chi phí ban đầu cũng như hướng dẫn các bước cần thực hiện trước khi ký kết thỏa thuận thuê nhà. Vì việc tổng hợp một số hồ sơ giấy tờ có thể sẽ mất thời gian nên quan trọng là phải tranh thủ chuẩn bị trước. 

Village House cung cấp đa dạng các bất động sản cho thuê trên khắp nước Nhật, với giá thuê chỉ từ 20.000 yên. Nếu đang tìm nhà mới, hãy tham khảo trang web của chúng tôi để tìm hiểu thêm thông tin. 

Cần mang theo gì để nộp đơn xin thuê nhà 

Sau khi nộp đơn, dưới đây là ba hồ sơ cần thiết để nộp cho vòng sàng lọc thuê nhà: 

• Đơn xin thuê nhà 

Đơn xin thuê nhà thu thập thông tin thiết yếu về người nộp đơn lẫn người bảo lãnh. Cần phải có các thông tin chi tiết như tên, địa chỉ, nhà tuyển dụng, thu nhập hàng năm, lý do chuyển đến và thông tin người bảo lãnh. Vì mẫu đơn yêu cầu không chỉ thông tin của bạn mà còn thông tin về người bảo lãnh và nơi làm việc của bạn, nên bạn nên đọc trước các chi tiết cần thiết để đảm bảo không bị thiếu thông tin gì. 

• Giấy tờ tùy thân 

Bạn sẽ cần cung cấp một giấy tờ tùy thân có ảnh để phục vụ mục đích nhận dạng. Các giấy tờ được chấp thuận gồm giấy phép lái xe, hộ chiếu, “Thẻ Mã số cá nhân” (thẻ My Number) hoặc “Thẻ đăng ký thường trú cơ bản”. Người nước ngoài cần xuất trình thẻ cư trú hoặc giấy chứng nhận thường trú đặc biệt. 

• Chứng minh thu nhập 

Để xác minh khả năng trả tiền thuê nhà đúng hạn của người thuê, có thể sẽ có yêu cầu hồ sơ chứng minh thu nhập. Tài liệu này giúp chủ nhà đánh giá sự ổn định tài chính của bạn. 

Chẳng hạn, nếu bạn là nhân viên, bạn có thể cung cấp chứng nhận khấu trừ thuế. Nếu đi làm chưa được một năm thì có thể nộp chứng nhận ba tháng lương gần nhất. Khi nộp những giấy tờ này cho công ty bất động sản, thông thường chỉ cần nộp bản sao của các tài liệu chứng minh thu nhập. 

Các vật dụng và hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng thuê nhà

Nếu đã vượt qua vòng sàng lọc, bước tiếp theo sẽ là thủ tục ký hợp đồng. Mỗi công ty bất động sản sẽ có mẫu hợp đồng khác nhau, tuy nhiên, tốt nhất là nên chuẩn bị các vật dụng và giấy tờ sau:  

Những hạng mục cần người ký hợp đồng chuẩn bị 

• Giấy tờ tùy thân 

Như đã đề cập ở phần trên, các giấy tờ tùy thân được chấp nhận gồm có giấy phép lái xe có ảnh, hộ chiếu, “Thẻ Mã số cá nhân” (thẻ My Number) hoặc “Thẻ đăng ký thường trú cơ bản”. Đối với người nước ngoài, cần chuẩn bị thẻ cư trú hoặc giấy chứng nhận thường trú đặc biệt. 

• Thẻ cư trú 

Chuẩn bị sẵn thẻ cư trú được cấp trong ba tháng gần nhất. Nếu chuyển đi cùng cả gia đình thì mỗi người thuê đều cần phải nộp thẻ cư trú.  

• Sổ tiết kiệm và con dấu ngân hàng 

Cần có các giấy tờ này để đăng ký tài khoản ngân hàng sẽ trả tiền thuê nhà hàng tháng. Nếu bạn không có sổ tiết kiệm thì dùng thẻ tiền mặt cũng được. 

• Con dấu chính thức 

Bạn có thể được yêu cầu cung cấp con dấu chính thức đã đăng ký ở ủy ban thành phố hoặc thị trấn. 

• Chứng nhận đăng ký con dấu 

Bạn có thể lấy giấy chứng nhận đăng ký con dấu tại ủy ban nơi ở hiện tại của bạn. Nếu có “Thẻ Mã số cá nhân”, bạn cũng có thể lấy giấy chứng nhận này ở cửa hàng tiện lợi. Cần lưu ý rằng thường sẽ một khoản phí nhỏ vài trăm yên. 

• Giấy chứng nhận đăng ký xe 

Nếu ký hợp đồng chỗ đậu xe, cần phải nộp giấy chứng nhận xe có đầy đủ thông tin xe. 

Những hạng mục cần người bảo lãnh chuẩn bị 

• Con dấu chính thức 

Người bảo lãnh sẽ cần ký và đóng dấu vào mẫu đồng ý bằng con dấu chính thức. 

• Giấy chứng nhận con dấu cá nhân 

Người bảo lãnh cũng phải cung cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu. 

• Giấy tờ tùy thân 

Tương tự như người ký hợp đồng, người bảo lãnh cũng cần cung cấp giấy tờ tùy thân có ảnh. 

• Chứng minh thu nhập 

Công ty quản lý có thể yêu cầu giấy chứng minh thu nhập của người bảo lãnh. Nếu người bảo lãnh sống ở xa thì có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Tốt nhất là nên nhờ người bảo lãnh chuẩn bị trước các hồ sơ cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ. 

Hồ sơ cần có cho mỗi ngành nghề 

Sinh viên 

Sinh viên có thể cần cung cấp thẻ sinh viên là một dạng giấy tờ tùy thân. Nếu ạn chưa đăng ký nhập học thì có thể nộp thư chấp nhận của trường đại học hoặc trường dạy nghề thay cho thẻ sinh viên. 

Mới tốt nghiệp 

Nếu mới tốt nghiệp và chưa cung cấp được chứng nhận khấu trừ thuế, bạn có thể nộp thẻ bảo hiểm xã hội hoặc thẻ nhân viên để làm bằng chứng khả năng thanh toán tiền thuê nhà. Các giấy tờ khác có thể được yêu cầu gồm có: thư đề nghị làm việc hoặc hợp đồng lao động, đóng vai trò xác nhận thu nhập của bạn. 

Lao động tự do/Freelancer 

Nếu bạn là lao động tự do hoặc freelancer, bạn cần giấy tờ chứng minh được thu nhập của mình. Các giấy tờ này có thể là bản khai thuế, chứng nhận thuế, hoặc các hợp đồng dịch vụ. Nếu hoạt động dưới dạng công ty, bạn có thể được yêu cầu nộp báo cáo tài chính của công ty. 

Chi tiết các khoản phí ban đầu khi thuê nhà 

Các chi phí thuê nhà ban đầu thông thường khoảng từ 5 đến 6 tháng tiền thuê nhà. Ví dụ, tiền thuê nhà một tháng là 65.000 yên thì chi phí ban đầu cần chi trả sẽ khoảng 320.000 – 390.000 yên. Do các chi phí ban đầu thường khá tốn kém, nên khi nắm rõ chi tiết từng hạng mục chi phí sẽ giúp bạn chuẩn bị hiệu quả hơn. 

Các hạng mục cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê nhà và các bước cần làm sau khi ký kết hợp đồng 

•    Kiểm tra hợp đồng thuê nhà và tài liệu giải thích các vấn đề quan trọng 

Hợp đồng thuê nhà và tài liệu giải thích các vấn đề quan trọng nêu rõ tất cả các điều khoản trong thỏa thuận thuê nhà. Điều quan trọng cần làm là xem kỹ các tài liệu này để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.  

Nếu cần thay đổi điều gì sau khi ký, bạn sẽ phải có sự đồng ý của chủ nhà và hai bên phải làm một bản phụ lục bằng văn bản, điều này có thể gây phức tạp cho việc thuê nhà. Để tránh xảy ra bất kỳ vấn đề nào, hãy yêu cầu công ty bất động sản gửi xem trước các chi tiết của hợp đồng để có thời gian nghiên cứu cẩn thận. 

• Thủ tục dọn ra khỏi nhà thuê hiện tại 

Sau khi chọn được nhà thuê mới, điều quan trọng là phải bắt đầu hủy hợp đồng thuê nhà hiện tại càng sớm càng tốt. Thông thường trong hợp đồng thường quy định thời hạn thông báo hủy hợp đồng, nếu chậm trễ thông báo thì có thể dẫn đến các vấn đề như kéo dài thời gian dọn ra hoặc tự động gia hạn hợp đồng.  

Nói chung, nên thông báo cho chủ nhà ít nhất một tháng trước ngày dự kiến chuyển đi. Tuy nhiên, một số hợp đồng thuê nhà có thể yêu cầu phải thông báo ít nhất là trước hai tháng, do đó cần kiểm tra lại hợp đồng thuê hiện tại. 

• Thủ tục hủy các dịch vụ tiện ích 

Sau khi quyết định chuyển đi, đừng quên liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ tiện ích như điện, gas, nước, v.v. để hủy dịch vụ. Nên liên hệ sớm với đơn vị cung cấp internet để sắp xếp hủy và chuyển dịch vụ đến địa chỉ nhà thuê mới. 

• Điều chỉnh kế hoạch chuyển nhà 

Khi lên kế hoạch chuyển nhà, điều quan trọng là điều phối lịch trình một cách cẩn thận. Ngày hợp đồng thuê nhà có hiệu lực được gọi là “ngày bắt đầu thuê “. Nếu ngày chuyển đến thực tế muộn sau ngày này, thì có thể bạn đang lãng phí tiền thuê nhà không cần thiết.  

Tuy nhiên, bạn cũng không thể chuyển đến trước ngày bắt đầu thuê, do đó, hãy cố gắng điều chỉnh lịch trình cẩn thật để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đến rơi đúng vào ngày bắt đầu hợp đồng thuê. 

Village House quản lý hơn 1.000 căn hộ cho thuê trên khắp nước Nhật. Nếu bạn đang định chuyển nhà, hãy liên hệ ngay để được hỗ trợ thêm thông tin! 

Machiko Doi

Xin chào, tôi là Machiko Doi, một nhà văn tự do viết về nhà ở và cuộc sống ở Nhật Bản.

Tôi sống trong một ngôi nhà 80 năm tuổi được thừa kế từ ông bà cùng với hai con mèo nhận nuôi và con gái của tôi.

Chúng tôi sống một cuộc sống thoải mái trong khi sửa chữa ngôi nhà này.

Tôi thích nấu rau hái từ vườn và cá tươi do bố tôi bắt được, thưởng thức chúng với bia lạnh vào ngày nóng hoặc rượu sake nóng vào ngày lạnh.