Hướng dẫn cách sống sót qua mùa quyết toán thuế: Bí quyết khai thuế dễ dàng

2025-03-10

Nhiều người, đặc biệt là những ai lần đầu khai thuế, thường cảm thấy lúng túng với những câu hỏi như “Làm thế nào để khai thuế?” và “Khi nào nên bắt đầu và hoàn thành quá trình khai thuế?”. Tờ khai thuế là quá trình tính toán số thuế thu nhập phải nộp dựa trên thu nhập kiếm được trong năm qua và gửi thông tin này đến cơ quan thuế.

Những người làm freelancer hoặc chủ doanh nghiệp cá nhân thường bắt buộc phải khai thuế. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn là nhân viên làm công ăn lương, bạn vẫn có thể cần nộp tờ khai thuế nếu đủ điều kiện để được khấu trừ thuế, chẳng hạn như chi phí y tế, lãi suất thế chấp hoặc có thêm nguồn thu nhập khác từ công việc làm thêm.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn quy trình nộp thuế, ai là người cần khai thuế và ai không cần phải khai thuế. Để đảm bảo quá trình khai thuế diễn ra suôn sẻ, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên khai thuế, điều quan trọng là phải hiểu rõ các tài liệu cần thiết và những bước cơ bản trong quy trình này.

Village House có nhiều lựa chọn nhà thuê với giá thuê phải chăng chỉ từ 20.000 yên trên khắp nước Nhật. Nếu đang tìm nơi ở mới, hãy truy cập ngay trang web của chúng tôi để tham khảo các lựa chọn.

Khai thuế là gì?

Khai thuế là quá trình tính toán và nộp thuế thu nhập, bao gồm cả thuế thu nhập đặc biệt để tái thiết, dựa trên thu nhập kiếm được trong một năm dương lịch từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12. Thu nhập chịu thuế được xác định bằng cách lấy tổng doanh thu hoặc thu nhập của bạn trừ đi các khoản chi phí hợp lệ.

Có hai phương pháp để khai thuế: “Tờ khai xanh” và “Tờ khai trắng”. Trước khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ khai thuế, quan trọng là phải quyết định phương pháp khai thuế nào phù hợp với bạn.

Tờ khai thuế xanh

Tờ khai xanh là một phương pháp khai thuế mang lại nhiều ưu đãi đặc biệt, bao gồm:

Khấu trừ thuế đặc biệt lên đến ¥650,000

Có thể ghi lương nhân viên làm việc cho doanh nghiệp vào chi phí hoạt động

Có quyền chuyển lỗ sang năm sau hoặc chuyển ngược lại năm trước

Được phép ghi nhận dự phòng nợ xấu

Được hưởng miễn trừ đặc biệt cho tài sản khấu hao nhỏ

Tuy nhiên, nếu bạn chọn khai thuế theo phương pháp tờ khai xanh, bạn sẽ cần nộp “Thông báo khởi nghiệp kinh doanh” và “Đơn xin chấp thuận tờ khai thuế xanh” cho văn phòng thuế tại khu vực. Ngoài ra, không giống như tờ khai trắng, tờ khai xanh yêu cầu nhiều hồ sơ tài liệu hơn, bao gồm sổ nhật ký, sổ cái tổng hợp và sổ tiền mặt, điều này có thể tốn nhiều thời gian để chuẩn bị.

Tờ khai thuế trắng

Tờ khai trắng yêu cầu ít tài liệu hơn và dễ hoàn thiện hơn so với tờ khai xanh, nhưng đi kèm với ít lợi ích thuế hơn. Nếu bạn chưa nộp đơn xin chấp thuận tờ khai xanh, bạn sẽ tự động khai thuế theo tờ khai trắng.

Đối với những người mới bắt đầu kinh doanh với mức thu nhập thấp hoặc chủ doanh nghiệp đang gặp thua lỗ, tờ khai trắng thường là lựa chọn phù hợp hơn đơn giản hơn tờ khai xanh.

Ai bắt buộc phải nộp tờ khai thuế?

Nếu thu nhập hàng năm của bạn vượt quá ¥480,000, bạn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế. Bạn cũng phải khai thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

Bạn có thu nhập nhất định từ công việc tự kinh doanh hoặc làm freelancer

Tổng thu nhập ngoài lương vượt quá ¥200,000 trong năm

Thu nhập từ lương hàng năm vượt quá ¥20 triệu

Bạn nhận được một khoản hưu trí công có giá trị nhất định

Bạn thu được một khoản lợi nhuận nhất định từ giao dịch cổ phiếu

Bạn có các khoản thu nhập khác, chẳng hạn như thu nhập từ cho thuê bất động sản

Tuy nhiên, nếu bạn thuộc một trong các trường hợp sau, bạn sẽ không bị phạt nếu không khai thuế. Dù vậy, nếu bạn nộp hồ sơ để xin khấu trừ thu nhập hoặc hoàn thuế, bạn có thể được nhận lại một khoản tiền thuế, vì vậy vẫn có lợi nếu khai thuế:

Chi phí y tế trong năm vượt quá ¥100,000

Đăng ký khấu trừ thuế khi vay mua nhà

Có nộp thuế quê hương

Ai không cần nộp tờ khai thuế?

Đối với nhân viên công ty và lao động bán thời gian, về nguyên tắc không cần khai thuế, vì công ty đã thực hiện điều chỉnh thuế cuối năm thay cho họ.

Ngoài ra, các cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau cũng không cần nộp tờ khai thuế:

Tổng thu nhập từ lương dưới ¥20 triệu mỗi năm.

Thu nhập từ công việc phụ, ngoài lương chính, dưới ¥200,000 mỗi năm

Thu nhập kinh doanh của chủ doanh nghiệp cá nhân, freelancer… dưới ¥480,000

Những ai đã đăng ký chương trình thanh toán thuế quê hương theo Hệ thống Một Cửa.

Cách điền tờ khai thuế thu nhập

Bốn bước điền tờ khai thuế:

Tài liệu cần thiết

Mẫu tờ khai thuế

Bảng quyết toán tờ khai xanh (đối với tờ khai xanh)

Bảng thu chi (đối với tờ khai trắng)

Chứng nhận khấu trừ

Giấy tờ tùy thân (chẳng hạn như thẻ My Number)

Thông tin tài khoản ngân hàng (bằng chứng về tài khoản ngân hàng)

Mặc dù bạn không cần nộp tất cả các tài liệu này, nhưng một số giấy tờ bắt buộc phải có khi khai thuế, và một số khác cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định sau khi nộp. Do đó, nhớ chuẩn bị đầy đủ tài liệu trước.

Nguồn: Cơ quan Thuế Quốc gia | Tài liệu đính kèm tờ khai thuế

② Cách nộp tờ khai thuế thu nhập

Có bốn cách để chuẩn bị tờ khai thuế.

▶︎Khu khai thuế trực tuyến

Trang web Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản có công cụ “Khu khai thuế trực tuyến“, nơi bạn có thể nhập thông tin cần thiết để chuẩn bị tờ khai thuế của mình. Vì đây là công cụ chính thức từ chính phủ nên rất đáng tin cậy. Tuy nhiên, giao diện không trực quan và có thể khó sử dụng hơn so với 3 phương pháp khác

▶︎Phần mềm khai thuế

Phần mềm khai thuế giúp đơn giản hóa quá trình nộp thuế, cho phép bạn dễ dàng điền vào biểu mẫu và thực hiện khai thuế một cách nhanh chóng. Phần mềm này thân thiện với người dùng, ngay cả khi bạn không có kiến thức về kế toán. Đây là phương pháp được khuyến nghị cho chủ doanh nghiệp cá nhân, freelancer và nhân viên có công việc phụ hoặc các khoản khấu trừ.

▶︎Viết tay

Không khuyến khích người mới khai thuế tự viết tay điền tờ khai thuế vì dễ bị lỗi tính toán hoặc ghi nhầm. Thêm nữa, nếu khai tờ thuế xanh bằng tay, bạn sẽ không được hưởng mức khấu trừ tối đa ¥650,000 (chỉ áp dụng cho người sử dụng sổ sách điện tử).

▶︎Nhờ luật sư hoặc chuyên gia thuế

Nhờ luật sư hoặc chuyên gia thuế hỗ trợ khai thuế sẽ tốn phí, nhưng lợi thế là sẽ giúp bạn khai thuế chính xác và giúp đưa ra những tư vấn chuyên môn. Nếu đây là lần đầu tiên khai thuế hoặc nếu hồ sơ thuế của bạn quá phức tạp, việc nhờ chuyên gia sẽ là giải pháp tốt nhất.

③ Hạn chót nộp tờ khai thuế

Nếu nộp trực tiếp tại quầy ở văn phòng thuế, hạn nộp là 17:00 ngày 15 tháng 3 (hộp thu hồ sơ nộp ngoài giờ làm việc sẽ mở cho đến sáng hôm sau). Nếu bạn gửi qua đường bưu điện thì hạn chót trên dấu bưu điện cũng là ngày 15 tháng 3. Còn nếu nộp trực tuyến qua e-Tax thì hạn chót là đêm ngày 15 tháng 3.

④ Nộp thuế hoặc nhận tiền hoàn thuế

Sau khi hoàn thành tờ khai thuế, bạn cần nộp tiền thuế thu nhập trước ngày 15 tháng 3 (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ). Có nhiều cách để thanh toán thuế như sau:

Chuyển khoản ngân hàng

Thanh toán trực tiếp (trích nợ tự động qua e-Tax)

Internet banking

Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Ứng dụng thanh toán trên điện thoại

Thanh toán tại cửa hàng tiện lợi bằng mã QR

Thanh toán bằng tiền mặt

Bạn có thể nhận tiền hoàn thuế qua tài khoản ngân hàng hoặc rút tiền tại ngân hàng bưu điện Nhật Bản (Japan Post Bank) hoặc bưu điện gần nhất.

Nếu bạn nộp tờ khai thuế trực tiếp tại văn phòng thuế hoặc qua bưu điện, thời gian xử lý hoàn thuế từ 1 đến 1,5 tháng. Còn nếu nộp qua e-tax, thì thời gian để được nhận hoàn thuế chỉ trong vòng ba tuần.

Nguồn: Cơ quan Thuế Quốc gia | Thanh toán tiền thuế

Thời gian nộp tờ khai thuế

Về nguyên tắc, thời gian khai thuế kéo dài từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ).

Nộp đúng hạn là rất quan trọng, tuy nhiên nếu bạn không thể nộp đúng thời gian do các trường hợp bất khả kháng như bệnh tật hoặc thiên tai, bạn có thể xin gia hạn thời gian nộp hồ sơ.

Để yêu cầu gia hạn, bạn cần nộp đơn xin gia hạn khai thuế và thanh toán do thiên tai lên Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản. Khi tình huống bất khả kháng đã được xử lý, thời hạn khai thuế có thể được gia hạn tối đa 2 tháng.

Nguồn: Cơ quan Thuế Quốc gia | [Tờ khai thuế cuối cùng/hoàn thuế]

Nếu tôi không làm tờ khai thuế thì chuyện gì sẽ xảy ra?

Nếu bạn không nộp tờ khai thuế cuối cùng trước thời hạn, bạn sẽ phải chịu “phạt chậm nộp,” “thuế bổ sung do không nộp,” “thuế phạt nặng,” v.v., bên cạnh số tiền thuế gốc phải nộp.

Ngoài ra, tờ khai thuế cuối cùng là bằng chứng về thu nhập của bạn. Vì vậy, nếu bạn không nộp tờ khai thuế, bạn có thể không đủ điều kiện để nhận các dịch vụ như: miễn giảm bảo hiểm y tế quốc gia và lương hưu quốc gia, thủ tục giảm thuế, nhà ở công, hay các hợp đồng vay vốn khác.

Phạt chậm nộp thuế

Phạt chậm nộp sẽ được áp dụng nếu thuế thu nhập, thuế tiêu dùng và các loại thuế khác không được thanh toán đúng hạn. Khoản phạt này được tính dựa trên lãi suất pháp định và thời gian chậm nộp.

Nếu nộp thuế trong vòng 2 tháng sau hạn nộp, trên nguyên tắc, mức phạt sẽ là 7,3%/năm. Nhưng từ tháng 1/2021, mức phạt sẽ là mức thấp hơn giữa tiêu chuẩn hoặc lãi suất tiêu chuẩn + 1%.

Nếu nộp thuế sau 2 tháng kể từ hạn nộp, mức phạt sẽ là 14,6%/năm. Nhưng từ tháng 1/2021, mức phạt sẽ là mức thấp hơn giữa 14,6% hoặc lãi suất tiêu chuẩn + 7,3%.

Thuế phạt do không nộp tờ khai thuế

Thuế phạt do không nộp tờ khai bổ sung này được áp dụng nếu bạn không nộp tờ khai thuế đúng thời hạn.

Mức phạt do không nộp tờ khai sẽ theo tỷ lệ phần trăm (thông thường là 15% đối với số tiền thuế dưới ¥500,000 và 20% đối với số tiền thuế trên ¥500,000) được cộng trên số tiền thuế phải nộp.

Tuy nhiên, nếu bạn tự nguyện nộp tờ khai trước khi bị thanh tra thuế, mức phạt sẽ chỉ là 5%.

Thuế phạt nặng

Thuế phạt nặng sẽ được áp dụng nếu bạn cố tình che giấu thu nhập hoặc kê khai sai thông tin thuế.

Nếu phát hiện kê khai sai, mức phạt (thông thường là từ 35 đến 40%) sẽ bị đánh trên số tiền thuế kê khai sai hoặc không kê khai. Trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự.

Nguồn: Cơ quan Thuế Quốc gia | Số 2024 – Khi quên không nộp tờ khai thuế

Tại Village House, chúng tôi không yêu cầu tiền đặt cọc, tiền lễ, phí hoa hồng, hay phí gia hạn (※). Nếu đang muốn tiết kiệm các chi phí ban đầu, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để biết thêm thông tin.

※Lưu ý, tùy vào điều kiện hợp đồng và kết quả sàng lọc người thuê mà có thể sẽ có yêu cầu tiền đặt cọc.