Quy trình sàng lọc được định nghĩa là “quy trình đánh giá người thuê nhà tiềm năng” và được thực hiện bởi chủ nhà hoặc một đại lý bất động sản. Các quy trình sàng lọc là một thông lệ phổ biến khi cho thuê nhà vì giúp chủ nhà hoặc đại lý bất động sản tìm được người thuê phù hợp với tài sản và đảm bảo rằng đã được chọn đúng người thuê và là một khoản đầu tư đáng giá.

Trước khi tiến hành quy trình sàng lọc, những người thuê nhà tương lai trước tiên cần liên hệ với chủ nhà hoặc đại lý bất động sản về bất động sản mà họ quan tâm. Ví dụ: tại công ty Village House, người thuê nhà nếu quan tâm có thể liên hệ với đại lý qua điện thoại hoặc thông qua mẫu đơn trực tuyến trên trang web chính thức.

Thông tin cá nhân

Một phần trong quy trình sàng lọc liên quan đến việc thu thập thông tin cá nhân của người thuê nhà tương lai. Tại Nhật, để bắt đầu quá trình đăng ký, người thuê nhà tiềm năng cần xuất trình những giấy tờ sau:

• Mẫu giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp có dánh ảnh (thẻ cư trú, thẻ MyNumber – thẻ mã số cá nhân, hộ chiếu, bằng lái xe, v.v.)
• Chứng minh thu nhập (giấy chứng nhận thu nhập, phiếu lương gần nhất, sao kê lương, v.v.)
• Tình trạng thị thực nếu không phải là người Nhật (bản sao thị thực, giấy phép lao động, v.v.)
• Thông tin liên lạc khẩn cấp (tốt nhất là ai đó ở Nhật nhưng cũng có thể là số liên lạc ở nước ngoài)
• Chi tiết tài khoản ngân hàng để khấu trừ tiền thuê (bản sao sổ ngân hàng, hình chụp màn hình trang ngân hàng trực tuyến, sao kê ngân hàng, v.v.)

Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu cá nhân của chủ nhà hoặc đại lý bất động sản, người thuê nhà tiềm năng có thể cần phải cho xem:

• Chứng từ bảo hiểm
• Lịch sử tín dụng
• Kiểm tra lý lịch tư pháp
• Báo cáo thuế thu nhập trong quá khứ

Chi phí phải trả trước

Bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng để chi trả ít nhất một khoản tiền đặt cọc – thường tương đương với tiền thuê một tháng – để chốt thuê nhà. Tại Nhật, phí trả trước cho một bất động sản cho thuê có thể rất đắt vì bao gồm:

• Tiền lễ, giống như một món quà hoặc lời cảm ơn của bạn đối với chủ nhà hay đại lý bất động sản vì đã cho thuê tài sản. Món tiền này thường không được trả lại cho người thuê nhà. Thường tối thiểu bằng một tháng tiền thuê nhà.
• Phí môi giới
• Phí bảo lãnh (từ 10% đến 100% một tháng tiền thuê nhà)
• Tiền đặt cọc (tối thiểu một tháng tiền thuê nhà)
• Bảo hiểm hỏa hoạn

Để giảm thiểu tối đa chi phí trả trước, các công ty như Village House đã loại bỏ hơn 90% các chi phí trên và đảm bảo không yêu cầu phí môi giới, không phí gia hạn, không tiền lễ và tùy thuộc vào tài sản thuê có thể sẽ không có cả tiền đặt cọc. Tất cả những gì bạn cần trả là tiền thuê hàng ngày của tháng hiện tại cộng với tiền thuê của tháng tiếp theo, có thể có phí hợp đồng và phí bảo hiểm hỏa hoạn bắt buộc.

Người bảo lãnh

Còn được gọi là hoshonin trong tiếng Nhật, người bảo lãnh hoặc người đồng ký tên là một cá nhân bảo lãnh cho người thuê nhà trong trường hợp họ không có khả năng chi trả tiền thuê hoặc phí bồi thường thiệt hại. Trong hầu hết các trường hợp, cần có người bảo lãnh để chốt được hợp đồng thuê nhà tại Nhật.

Theo truyền thống, người bảo lãnh ở Nhật phải là người Nhật có việc làm toàn thời gian và dưới 65 tuổi. Nhiều sinh viên mới tốt nghiệp sẽ có cha mẹ họ bảo lãnh. Tuy nhiên, người bảo lãnh cũng có thể là đại diện công ty của người thuê nhà – thường là trong các trường hợp người nước ngoài đến Nhật làm việc, thì người đại diện công ty sẽ ký hợp đồng thuê và đồng ký tên cho nhân viên của họ.

Lựa chọn thứ ba là ký kết với một công ty bảo lãnh hay tiếng Nhật là hoshonin-gaisha. Các công ty này sẽ đóng vai trò là người đồng ký tên của người thuê để lấy phí dịch vụ, có thể từ 10% đến 100% tiền thuê của người thuê. Ngoài ra, thường cũng có một khoản phí gia hạn hàng năm để tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ. Nhiều đại lý bất động sản có quan hệ đối tác với các kiểu công ty này và sẽ giới thiệu với các khách hàng tiềm năng để giúp họ tránh khỏi những rắc rối khi tự mình tìm.

Ngày chuyển nhà

Ngày dự định chuyển đến căn hộ cho thuê mong muốn là một thông tin quan trọng khác mà chủ nhà hoặc đại lý bất động sản cần biết để đảm bảo người thuê trước đó có đủ thời gian chuyển đi kịp thời và nhà đã sẵn sàng cho người thuê mới dọn vào. 

Tại Village House, người thuê mới ký hợp đồng có thể chuyển đến ngay sau khi quá trình sàng lọc hoàn tất và được chấp thuận, việc dọn dẹp nhà thuê đã hoàn tất và hợp đồng được chốt. Cũng không có hệ thống bốc thăm người thuê gì cả, vì vậy nếu tài sản được quan tâm hiện không có người ở, người thuê mới có thể chuyển đến sau khi mọi thủ tục hoàn tất.

Diện tích mặt bằng

Diện tích của tài sản cho thuê sẽ quyết định số tiền thuê mà người thuê phải trả, vì vậy để đảm bảo chi phí này ở trong phạm vi ngân sách của bạn, điều quan trọng là phải cho chủ nhà hoặc đại lý bất động sản biết diện tích mặt bằng nào phù hợp với bạn.

Ở Nhật, diện tích mặt bằng được phân loại bằng các chữ cái sau: L (phòng khách), D (phòng/khu vực ăn uống) và K (nhà bếp). Căn hộ nhỏ nhất sẽ được phân loại là 1R, nghĩa là bao gồm mọi thứ – phòng khách, nhà bếp, khu vực ăn uống – đều ở trong cùng một phòng.

Diện tích mặt bằng ở Nhật được đo bằng chiếu tatami hoặc jou. Ở vùng Kanto, một tấm tatami có kích thước khoảng 180cmx90cm hay 1,62 mét vuông, vì vậy 5,5jou sẽ bằng 5,5 tấm tatami.